e-Rechnung Clearing Service
Die Ablöse der Papierrechnung durch die strukturierte elektronische Rechnung (e-Rechnung) gewinnt immer mehr an Bedeutung. Mit der Richtlinie 2014/55/EU werden ab 23.11.2018 nunmehr alle öffentlichen Stellen der Mitgliedsstaaten verpflichtet, einlangende e-Rechnungen, die den Vorgaben der EU entsprechen, anzunehmen und zu bearbeiten. Eine Verpflichtung für die Vertragspartner zur Übermittlung von e-Rechnungen an die andere öffentliche Verwaltung entsteht dadurch jedoch nicht. Über diesen Zeitpunkt hinaus können jedoch Rechnungen in anderen Formaten (z.B. ebInterface, Peppol-UBL, Papier, PDF) weiterhin angenommen werden.
Auf den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen hat diese Richtlinie keine Auswirkung, da mit § 5 IKTKonG bereits früher eine restriktivere Regelung erlassen wurde.
Die EU-Kommission ist seit langem an der Umsetzung der e-Rechnung interessiert und hat daher mit einigen Projekten (z.B. Peppol) entsprechende Lösungen angestrebt. Die Übermittlung von strukturierten elektronischen Daten, die beim Empfänger elektronisch verarbeitet werden können, hilft Verwaltungsabläufe zu beschleunigen und zu vereinfachen. Papiermanipulationen, lange Transportwege und die händische Erfassung von Daten können entfallen und machen so den Umgang mit Rechnungen sicherer und besser nachvollziehbar.
Mit e-Rechnung.gv.at ist bereits seit 2013 in Österreich ein Verfahren in Betrieb, das die elektronische Einbringung von e-Rechnungen über einen zentralen Zugangspunkt an alle österreichischen Bundesdienststellen ermöglicht. Für die Entgegennahme von e-Rechnungen steht dieses Verfahren im Rahmen des E-Rechnungs-Clearing Services (ERC) auch anderen Rechnungsempfängern zur Verfügung.
Durch die Nutzung des ERC können hohe Entwicklungs- und Wartungsaufwände für entsprechende Eingangskanäle bei den künftigen Rechnungsempfängern vermieden werden. An die am Verfahren angeschlossenen Stellen können seitens der Vertragspartner e-Rechnungen über dieselben Kanäle wie für Bundesdienststellen eingebracht werden. Einige Stellen der Rechnungsempfänger nutzen bereits diesen Dienst und sind somit schon jetzt für die Richtlinie 2014/55/EU vorbereitet.
Die Nutzung von ERC bietet im Wesentlichen folgende Vorteile:
- Geringe Anschluss- und Betriebskosten
- Keine eigene Entwicklung, Infrastruktur und Experten erforderlich
- Zentrale Wartung von Systemen und Formaten
- Ein zentraler Zugangspunkt für die Vertragspartner der öffentlichen Verwaltung
- Nutzung des bestehenden Verfahrens für alle angeschlossenen öffentlichen Bereiche
- Nutzung des bewährten e-Rechnungs-Supports
Die Voraussetzungen für die Verwendung von ERC sind ausführlich beschrieben. Für Fragen steht ein Kontaktformular zur Verfügung.
Eine Infobroschüre mit den wichtigsten Informationen zum E-Rechnung Clearing Service ist als Info-Folder (PDF) verfügbar.