Wartungsfenster

Heute (15.07.2020) wird es ab 23:00 Uhr aufgrund von Wartungszeiten zu Problemen bei der Rechnungsannahme kommen. Bitte liefern Sie die Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt nach.

Auftragsreferenz des Bundes

Die Auftragsreferenz ist die technische Rechnungsadresse und daher ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens E-RECHNUNG.GV.AT. Mit der Auftragsreferenz werden die Zuordnung zum richtigen Empfänger und die Verarbeitung der einlangenden e-Rechnung im Auftraggeber-System gesteuert.

Die Auftragsreferenz wird ausschließlich von der beauftragenden Stelle bekanntgegeben (der E-RECHNUNG.GV.AT-Support sowie die USP-Hotline können dazu keine Auskunft geben) und kann sich wie folgt zusammensetzen:

  • 10stelliger numerischer Wert, z.B. 4700000001 (Bestellnummer aus dem HV-System des Bundes)
    • Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
    • Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
    • Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im Auftraggeber-System automatisch direkt der Bestellung und somit der bestellenden Organisation zugeordnet und ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 10stelliger numerischer Wert mit zusätzlicher Einkäufergruppe (EKG), z.B. 4700000001:Z01 (Bestellnummer aus dem HV-System:Einkäufergruppe). Diese Variante ist hauptsächlich im Zusammenhang mit Sammelrechnungen relevant (die aber von E-RECHNUNG.GV.AT noch nicht unterstützt werden).
    • Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
    • Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
    • Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im Auftraggeber-System automatisch direkt der Bestellung und somit der bestellenden Organisation zugeordnet und ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 3stelliger alphanumerischer Wert, z.B. Z01 (Einkäufergruppe)
    • Die EKG ist die kleinste organisatorische, finanzielle Einheit im HV-System
    • Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden
    • Mit der EKG wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der bestellenden Organisation zugordnet und ein teilweise vorerfasster Rechnungsbeleg erzeugt
  • 3stelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher interner Referenz, z.B. Z01:111599-0099-V-3-2099 (Einkäufergruppe:interne Referenz)
    • Die EKG und die interne Referenz sind unbedingt durch einen Doppelpunkt ohne Leerzeichen zu trennen
    • Die interne Referenz kann z.B. eine Aktenzahl, eine Vertragsnummer aber auch eine Bestellnummer (in diesem Fall wird die Rechnung jedoch nicht automatisch auf die Bestellung bezogen) sein
    • Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden
    • Die automatische Zuordnung der e-Rechnung im HV-System erfolgt mittels der EKG
    • Die interne Referenz dient dem Sachbearbeiter der beauftragenden Stelle für die Zuordnung der e-Rechnung zur Beauftragung. Diese darf eine Länge von 50 Zeichen nicht überschreiten.