FAQs für Bund

Die Auftragsreferenz gewährleistet die Zuordnung der eingelangten e-Rechnung zur vorangegangenen im HV-System erfassten Bestellung (MM-Bestellung = Bestellnummer) oder zur rechnungsbearbeitenden Einkäufergruppe (die Beauftragung wurde im HV-System nicht oder durch eine Mittelbindung dokumentiert) und somit die folgende Verarbeitung.

Die Auftragsreferenz ist von der beauftragenden Bundesdienststelle bei der Beauftragung dem Auftragnehmer bekanntzugeben und kann sich wie unter den Punkten 1-4 dargestellt zusammensetzen:

•   1. Bestellnummer (aus dem HV-System): Zehnstelliger Wert (nur Ziffern, beginnend mit 47, z.B. 4799999999 )
• Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
• Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
• Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der zugrundeliegenden Bestellung und somit der richtigen Organisation zugeordnet; abgeleitet aus den Daten der zugrundeliegenden Bestellung wird ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt.

• 2. Bestellnummer:EKG (aus dem HV-System): Zehnstelliger Wert (nur Ziffern, beginnend mit 47) mit Einkäufergruppe, z. B. 4799999999:F53 ).
• Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten
• Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben
• Mit der Bestellnummer wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der zugrundeliegenden Bestellung und somit der richtigen Organisation zugeordnet; abgeleitet aus den Daten der zugrundeliegenden Bestellung wird ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt.
• Die Bestellnummer:EKG wird für Sammelrechnungen benötigt. Eine Sammelrechnung zu mehren Bestellnummern ist nur innerhalb einer EKG möglich.

• 3. Einkäufergruppe (EKG - jene Organisationseinheit, die die Rechnung erfasst): dreistelliger Wert (Buchstaben, Ziffern), z. B. F53
• Die EKG ist die kleinste organisatorische Einheit im HV-System
• Rechnungspositionen haben keinen Bezug zu Bestellpositionsnummern
• Mit der EKG wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der rechnungsbearbeitenden Organisation zugeordnet und ein teilweise vorerfasster Rechnungsbeleg wird erzeugt

• 4. EKG:interne Referenz; Dreistelliger Wert mit zusätzlicher Referenz z. B. F53:111599/0099-V/3/2099 (Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen)
• Die Einkäufergruppe und die interne Referenz sind zwingend durch einen Doppelpunkt zu trennen; Leerzeichen haben zu unterbleiben.
• Die interne Referenz dient dem Sachbearbeiter bei der Rechnungsbearbeitung für die händische Zuordnung der e-Rechnung zur Beauftragung.
• Rechnungspositionen haben keinen Bezug zu Bestellpositionsnummern
• Mit der EKG wird die e-Rechnung im HV-System automatisch der rechnungsbearbeitenden Organisation zugeordnet und ein teilweise vorerfasster Rechnungsbeleg wird erzeugt

Bei vorhandener und in der Auftragsreferenz dem Vertragspartner bekanntgegebener Bestellnummer (für den Auftrag wurde eine Bestellung im Materialmanagement angelegt) wird die e-Rechnung am besten unterstützt, da diese direkt der im HV-System vorliegenden Bestellung zugeordnet wird. Die gespeicherten Daten samt den Verrechnungsmerkmalen werden vom System automatisch aus der zuvor erfassten Bestellung in den Rechnungsbeleg übernommen. Im Idealfall ist keine weitere Erfassung durch den Anweisungsreferenten (ARE) erforderlich.

Es ist auch möglich, Positionen unterschiedlicher Aufträge (Bestellungen) in einer Rechnung zusammen zu fassen. Zu beachten ist in diesem Fall lediglich, dass sich alle Bestellpositionen auf dieselbe Einkäufergruppe (bestellende Dienststelle) beziehen und die Zahlungsbedingungen für den gesamten Beleg gelten.

Ist keine Bestellnummer verfügbar (die Beauftragung wurde im HV-System nicht oder durch eine Mittelbindung dokumentiert), dann ist dem Vertragspartner in der Auftragsreferenz zumindest die EKG jener Organisationseinheit bekanntzugeben, welche die e-Rechnung erhalten und bearbeiten soll. In diesem Fall wird die e-Rechnung dieser EKG zugeleitet und ein bereits teilweise vorerfasster Beleg aus den Daten der e-Rechnung erzeugt.